atelierpeinture.com

• Un dossier d’admission précis avec un règlement intérieur et la liste des prestations avec leur prix.
• Un guide de l’exposant qui doit comprendre toutes les données pratiques et techniques qui serviront à l’installation du stand de l’exposant.
• La composition du comité d’organisation, qui doit être compétent, représentatif et crédible sur le plan de la communication et sur le plan économique.
• L’ancienneté de la manifestation (références professionnelles en matière d’organisation de salons).
• Les organisations professionnelles qui soutiennent la manifestation.
• L’organisateur doit être crédible et agir en relation avec les partenaires habituels d’un salon de métiers d’art (associations d’artistes ou d’artisans d’art, chambres des métiers,
collectivités locales, revues professionnelles, etc.).
• L’organisateur doit pouvoir rendre compte de sa démarche, de ses objectifs et de la façon dont il projette la mise en relation des trois catégories de personnes concernées :
exposants – visiteurs – organisateur.

Le dossier d’admission d’une foire ou d’un salon est un contrat commercial.

Le dossier d’admission doit comporter, sur papier à en-tête de l’organisateur, outre les mentions d’un bulletin de commande ordinaire, tous les éléments qui intéressent les prestations proposées et le détail des prix : nom ou raison
sociale, adresse et téléphone, numéro au registre du commerce…
• Dans la partie à remplir par l’exposant : entre autres, le n° d’Urssaf pour les professions libérales ou le numéro du répertoire des métiers pour les artisans d’art.
• Informations diverses sur les produits à présenter au salon, pour une sélection sur leur qualité ou pour l’établissement de fiches techniques pour l’organisateur.
• Droits d’inscription (ou frais de dossier). Le prix doit être indiqué clairement.
• Stand à louer avec ses dimensions : profondeur, métrage en façade de l’allée de circulation et hauteur des cimaises, son prix au mètre carré et le prix d’un stand d’angle. Les autres données techniques du stand (matériau au sol, aux murs, enseigne, etc.) doivent figurer ou dans le dossier d’admission ou dans le guide de l’exposant.
• Electricité : prix du branchement, prix de la consommation électrique (uniquement quand il y a eu pose d’un compteur individuel).
• Gardiennage. Il importe que l’organisateur précise si le salon fait l’objet d’une surveillance (notamment à la sortie) pendant le salon et surtout en dehors des heures d’ouverture.

Quel type de surveillance ? (société de gardiennage, recrutement spécial, services habituels d’un parc d’exposition, etc.). Ces informations sont importantes notamment quand il s’agit de se faire indemniser d’un vol. Son coût est généralement compris dans le prix global du mètre carré.
• Assurances. Le paiement d’une cotisation d’assurances ne peut être exigé que si l’organisateur désigne effectivement les risques couverts (vol, casse, responsabilité civile, catastrophe naturelle, multirisques, etc.) et pour quel montant de capital.
• Acompte. L’organisateur est en droit de demander un acompte.
• Publicité. Il est malheureusement rare que l’organisateur d’un salon annonce à l’avance la campagne publicitaire qu’il compte faire pour la promotion du salon. Celle-ci fait
pourtant partie des engagements qu’il doit prendre vis-à-vis des exposants.
• Signalétique. Elle fait aussi partie de la politique de communication que les exposants sont en droit de connaître à l’avance.
• Animations. Lancer, par exemple, un concours ou un prix peut être une bonne chose, encore faut-il en connaître le règlement suffisamment à l’avance et de façon complète.
Toute animation doit faire l’objet d’une information des exposants au moment de la signature du bulletin d’admission.
• Un règlement intérieur doit être joint. Le règlement intérieur établi par la Fédération des foires et salons de France a été conçu pour protéger d’abord l’organisateur contre d’éventuelles poursuites d’exposants mécontents. Il peut être complété par un règlement propre à chaque manifestation.
• Installation. L’exposant doit connaître la date et l’heure précises d’installation et de déménagement.
• Autres précisions à demander : l’inscription au catalogue du salon, les cartes d’exposant, les cartes d’invitation, les services de restauration proposés, l’installation d’une réserve, de cloisons supplémentaires, de moquette et d’enseigne quand elles ne sont pas proposées d’office, des services d’un électricien, d’un loueur de plantes et de fleurs, la liste d’hôtels, le parking pour les exposants, etc.